Die Zeiten von „Das habe ich nicht gewusst!“ sind vorbei

Was ein Prozessplan dem klassischen Gantt-Diagramm voraus hat

Der Estrichleger hebt entschuldigend die Hände, zieht die Schultern hoch und die Mundwinkel nach unten. Sein Materiallager im 3. Stock steht genau dort, wo der Elektriker heute den Verteilerkasten installieren sollte. “Das habe ich nicht gewusst!”, sagt er noch, als er sich umdreht.

Anstatt Estrich zu legen, werden er und sein Kollege die nächsten Stunden damit beschäftigt sein, ihr Lager zu versetzen. Der Elektriker, der eigens für den Verteilerkasten gekommen war, sitzt inzwischen herum. Das Projekt sammelt weitere Verspätung ein.

Als Bau- oder Projektleiter kennen Sie diese Situationen. Sie sind in zahlreichen Abwandlungen im Baustellenmanagement an der Tagesordnung: Das eine Gewerk weiß nicht, was das andere tut. Man steht sich im Weg, behindert oder gefährdet einander sogar.

Und der Terminplaner schüttelt mit dem Kopf. Hatte er das doch in seinem detaillierten Ablaufplan alles berücksichtigt. “Aber an den nimmt hier sowieso keiner ernst.”, sagt er noch resignierend und geht zurück in seinen Baucontainer.

Wie kommt es, dass auf Baustellen die Abstimmung trotz eines ausgefeilten Terminplans oft so schwierig ist?

Jeder kennt ihn, den klassischen Terminplan in Form eines sogenannten Gantt-Diagramms. Darin wird jede einzelne Aufgabe in der Reihenfolge der Ausführung untereinander, also auf der y-Achse, aufgeführt. Die erste Aufgabe steht ganz oben, die letzte ganz unten. Auf der horizontalen Zeitleiste (x-Achse) werden die Tätigkeiten nach Start und Ende verteilt und mit Abhängigkeiten versehen.

In der Theorie erleichtert die Visualisierung im Gantt-Diagramm die Planung und Überwachung von Fristen und fördert die Kommunikation im Team. In der Realität wird ein Gantt-Chart schnell komplex und selten von allen verstanden.

Besonders bei größeren Projekten mit vielen Abhängigkeiten blicken oft nur noch die Experten durch. Alle anderen schalten geistig ab, wenn 15, 20 oder mehr Zeilen voller Balken in einander zu verschwimmen scheinen.

Meist genügt dann ein kurzer Blick in die Gesichter der Beteiligten, um festzustellen, wer der Baubesprechung eigentlich noch folgt oder geistig schon zu einem der zahlreichen Probleme der Baustelle abgedriftet ist. Trotzdem werden Nachfragen mit “Ja, alles klar Chef!”, beantwortet. Nur schnell raus hier. Endlich wieder richtig arbeiten, es gibt genug zu tun.

Und so gehen alle ihrer Wege nur die eigenen Problemen im Kopf, die doch eigentlich gemeinsam geklärt werden sollten.

Planung nach Bereichen - auch für Außenstehende leicht verständlich

Im Gegensatz zum Gantt-Chart wird der Prozessplan mit seiner Planung nach Bereichen von den Beteiligten als intuitiv und leicht verständlich wahrgenommen. Auf der y-Achse wird das Projekt nach Teilbereichen aufgeteilt. Das können bestimmte Abschnitte eines Objektes sein (Hauptgebäude, Erdgeschoss, Büro 1) oder etwa einzelne Planungs- bzw. Projektphasen (LP 1, 2, 3 …). Den einzelnen Teilabschnitten können dann weitere Ebenen untergeordnet werden.

In dieser Anwendung werden "Swimlane Diagramme" eingesetzt, um die Übersichtlichkeit der Zonenplanung zu verbessern, indem Aufgaben oder „Prozessschritte“ visuell in Bahnen organisiert werden. Diese Bahnen ordnen die Aufgaben auf der Zeitachse nach ihrer Ausführungsreihenfolge an, wobei individuelle Farbcodes den Beteiligten helfen, den Plan effektiver zu navigieren.

Die Integration von Swimlane Diagrammen in die Zonenplanung bietet einen klaren, strukturierten Ansatz zur Verwaltung komplexer Bauvorhaben. Der Einsatz von Swimlane Diagrammen in der Zonenplanung zeigt ihre breite Anwendbarkeit und Effektivität in der Organisation und Klärung von Prozessabläufen im Baumanagement.

Um zu erkunden, wie Swimlane Diagramm Ihren Baumanagementprozess über die traditionelle Zonenplanung hinaus weiter optimieren können, lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden im Artikel „Swimlane Diagramm Schritt für Schritt: Ein Leitfaden für effektive und optimiertes Prozessmanagement im Bauwesen“.

Die Vorteile des Prozessplans liegen auf der Hand: Er ist schnell zu verstehen und für alle Beteiligten übersichtlich. Auch kaufmännische Supportfunktionen wie der Einkauf verstehen sofort, was wann wo benötigt wird.

Abhängigkeiten werden genauso schnell deutlich wie parallele Arbeiten zur gleichen Zeit. So berichtete uns kürzlich der Projektleiter einer Mehrzweckhalle, wie ihm der Prozessplan dabei half, Abläufe genau zu koordinieren. Aus Gründen des Arbeitsschutzes durften am Boden in den Abschnitten keine Arbeiten erledigt werden, wo unter der Decke Installationen vorgenommen wurden. “Wenn da so ein schwerer Schraubenschlüssel aus 20 Metern runterfällt, hilft auch der beste Schutzhelm nicht mehr”.

Dank des Prozessplans konnte nicht nur er diese Gefahr erkennen und die Abläufe entsprechend koordinieren. Die Situation war für allein dem Projekt leicht zu erfassen und konnte so viel besser verinnerlicht werden. “Das Gleiche gilt für die Baubesprechungen. Im Tagesgeschäft stehen wir alle unter enormem Stress. Da muss jeder in zwei Minuten verstehen können, was Sache ist. Mit dem Prozessplan funktioniert das einfach besser. Da kriege ich keine leeren Blicke, da weiß jeder direkt Bescheid, was gemeint ist. ‘Das habe ich nicht gewusst’ , gibt’s bei uns nicht mehr!”

Im Tagesgeschäft den Überblick behalten - mit Lcmd

Es gibt unzählige Einflüsse und Abhängigkeiten, die ein Projekt jeden Tag vor Herausforderungen stellen. Um hier das Heft des Handelns in der Hand zu behalten, sollten alle Beteiligten schnell und einfach einen Überblick über den Projektfortschritt bekommen können.

Lcmd hilft Ihnen dabei, einen Prozessplan im Handumdrehen zu erstellen (übrigens auch aus bereits existierenden Gantt-Charts). Der Plan kann darüber hinaus in Echtzeit den Gegebenheiten auf der Baustelle angepasst und aktualisiert werden. In großen Projekten helfen Ihnen Filter, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. So halten Sie mit Lcmd auch komplexe Projektabläufe für alle Beteiligten stets aktuell, einfach und verständlich.

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